公文也称公务文书，是各级各类国家机构、社会团体、企事业单位在处理公务活动中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最重要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。它负担着传达贯彻党和国家的方针政策、请示回答问题、指导商洽工作、汇报沟通情况、总结交流经验等重要职能。
公文要素
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
| 结构 | 要素 |
|---|---|
| 版头 | 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人 |
| 主题 | 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件 |
| 版记 | 抄送机关、印发机关和印发日期 |
份号
公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般使用6位阿拉伯数字。
密级和保密期限
- 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
- 密级顶格编排在版心左上角第二行。
“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害
“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害 “秘密”是一般的国家秘密，泄露会使 国家的安全和利益遭受损害
紧急程度
- 紧急公文应当分别标注：“特急”“加急”
- 电报应当分别标注：“特提”“特急”“加急”“平急”
- 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。
发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
发文字号
- 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
- 联合行文时，使用主办机关的发文字号。
- 发文字号编排的在发文机关标识下空两行，居中排布。
国办发〔2018〕1号
签发人
- 上行文应当标注签发的领导人姓名
- 签发人平行排列于发文字号右侧
- 发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字
- 如有多个签发人，每行两个名字，发文字号与最后一个名字对齐
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。
圈阅或者签名的，视为同意。
标题
由发文机关名称、事由和文种组成。
- 可以省略发文机关和事由,文种一定不能省略。
- 标题位于红色分割线下空两行
- 公文标题一般用2号小标宋体
主送机关
公文的主要受理机关，即对公文负主办或者答复责任的机关。
- 应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
- 编排在变体下空一行，左侧顶格，回行时仍顶格
- 最后一个主送机关名称后标全角冒号。
正文
一般由三部分组成：缘由+事项+结尾
- 编排在主送机关下一行
- 每自然段首左空二字，回行顶格
- 数字、年份不回行
- 引用文件：《文件名》+（发文字号）
附件说明
公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，编排在正文下空一行，左空二字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。
- 序号使用阿拉伯数字，只有一个不标
- 无需标注书名号
- 附件名称后不加标点符号
- 附件说明出的标题应与附件本身标题一致
发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称。
成文日期
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
- 成文日期使用阿拉伯数字
- 编排在正文之下，空两行右空四字
- 联合行文指同级机关、部门或者单位联合发文的形式
印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
- 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
- 联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章
- 联合下发的公文，发文机关都应加盖印章
- 印章之间互不相交或相切
- 最后一个印章居中下压成文日期
- 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下
- 排版后空白处不够时，可以调整行距和字距
附注
公文印发传达范围等需要说明的事项。如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。
- 3号仿宋字体，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行
- “请示”应在附注处注明联系人和电话
附件
公文正文的说明、补充或者参考资料。
- 附件应与正文一起装订
- 在附件左上角第一行顶格标识“附件”
- 有序号时标识序号
- 附件应该在正文之后，成文日期之前
抄送机关
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
- 与级别无关
印发机关和印发日期
公文的送印机关和送印日期。
- 一般用4号仿宋字体
- 编排在公文末页最后一行
- 印发机关左空一字，印发日期右空一字
- 日期使用阿拉伯数字标全+印发
页码
公文页数顺序号。
- 编排在版心下边缘之下
- 单页码居右空一字，双页码左空一字
口诀
密级紧急左上角，印章署名要齐全
成文日期用数字，公文页码不可少
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